مدیریت یک سیستم چاپی در چندین مکان چگونه انجام می‌شود؟ مدیریت ناوگان چاپی در یک ساختمان شرکتی می تواند زمان بر باشد. مدیریت ناوگان چاپی در چندین ساختمان و/یا مکان می تواند حتی پیچیده تر باشد. اگر سازمان شما چندین مکان دارد، مدیریت ناوگان چاپی شما می تواند کاری طاقت فرسا باشد. با این حال، اگر می‌دانید از قبل به دنبال چه چیزی باشید، می‌توانید یک برنامه مدیریتی با رویه‌ها و جریان‌های کاری برای پیگیری بهتر نیازهای ناوگان چاپ خود ایجاد کنید. در اینجا چند مورد کلیدی وجود دارد که باید هنگام توسعه برنامه خود در نظر داشته باشید.
کسب اطلاعات در مدیریت یک سیستم چاپی در چندین مکان چه مزیت هایی دارد
ما دریافتیم که وقتی یک سازمان چندین مکان دارد، کارکنانی که وظیفه مدیریت ناوگان چاپ را دارند ممکن است فهرست کاملی از پرینتر سامسونگها و مکان‌های فعلی آنها نداشته باشند. اغلب اوقات، ممکن است یک ماشین به بخش یا ساختمان دیگری منتقل شده باشد و تغییر هرگز مستند نشده باشد.
تهیه موجودی کامل از ناوگان چاپی شما اولین قدم است. حتماً نام برند و شماره مدل هر دستگاه را یادداشت کنید. همچنین، برای ارجاع آسان، مکان این ماشین‌ها را در سند پلان ساختمان ترسیم کنید.
در مرحله بعد، نرم افزاری را نصب کنید (در صورتی که قبلاً این کار را نکرده اید) برای ردیابی تعداد صفحاتی که هر دستگاه تولید می کند. چند ماه داده برای میانگین خروجی ناوگان چاپ شما کافی است.
در نهایت، از کاربران ناوگان چاپی خود نظرسنجی کنید تا ببینید از چه ماشین هایی استفاده می کنند و برای استفاده از این ماشین ها چقدر باید پیاده روی کنند. داشتن این داده ها شروعی عالی برای برنامه ریزی برای نیازهای آینده شما خواهد بود.
همچنین، ناوگان خود را با به حداقل رساندن تعداد تولیدات و مدل های موجود در ناوگان چاپی خود ساده کنید. این روزها می‌توان دستگاه‌های مختلفی را تهیه کرد، همه از یک سازنده. ساده‌سازی ناوگان خود باعث سهولت در استقرار درایور، کاهش نیاز به آموزش‌های طولانی‌مدت کاربر نهایی، توانایی اجرای چاپ Follow Me در کل ناوگان شما، توانایی ایجاد، ذخیره و بازیابی داده‌های پیکربندی و داشتن سیاست‌های امنیتی ساده‌تر و کارآمدتر می‌شود.
کنترل دسترسی در مدیریت یک سیستم چاپی در چندین مکان
کنترل دسترسی به ناوگان چاپ به شما این امکان را می دهد که بدانید چه کسی از دستگاه های چاپ شما و چه زمانی استفاده می کند. کاربران می توانند از طریق استفاده از کلیدهای کارت، دستگاه های تلفن همراه یا کدهای پین برای نگهداری کارهای چاپی تا زمانی که کاربر مجاز قفل دستگاه را باز کند، به ماشین های تعیین شده دسترسی داشته باشند.
چاپ مرا دنبال کن
از طریق روش‌هایی مانند چاپ من را دنبال کنید، ضایعات کاغذ کمتر، اسناد از دست رفته کمتر و احتمال کمتری برای رهگیری اطلاعات محرمانه‌تان توسط شخصی تبلیغ می‌کنید.
از چاپ Follow Me می‌توان استفاده کرد تا به کاربر اجازه دهد فقط به ماشین‌هایی که باید استفاده کند دسترسی داشته باشد. در حالی که این می تواند به عنوان محدودیت کاربران در نظر گرفته شود. همچنین می‌تواند روشی برای اعطای دسترسی به کاربرانی باشد که اغلب به مکان‌های دیگری از سازمان شما سفر می‌کنند و چاپ اسناد را برای این افراد راحت‌تر می‌کند.
نکات پیکربندی شبکه
همانطور که در حال بررسی ارتقاء شبکه خود هستید، به موارد زیر فکر کنید:
- جایی که دستگاه ها در شبکه شما قرار دارند. آدرس‌های IP دستگاه و پیکربندی VLAN می‌توانند دسترسی ابزارهای مدیریتی و مهندسین راه دور را محدود کنند.
- پیکربندی SNMP برای گزارش دهی دستگاه و ابزارهای پیکربندی.
- درایورهای چاپ جهانی که می توانند استقرار صف های چاپ را برای کاربران نهایی ساده کنند.
- پذیرش زیرساخت های مبتنی بر ابر برای تسهیل مدیریت از راه دور و کاهش هزینه ها.
ایجاد فرآیندهای استاندارد در مدیریت یک سیستم چاپی در چندین مکان
در حالی که ما به بهترین ها امیدواریم، گاهی اوقات هنگام چاپ و/یا کپی اسناد چالش هایی پیش می آید. اسناد مکتوب به اشتراک گذاشته شده با همه کارکنان را ایجاد کنید که توضیح می دهد وقتی کاربر با مشکلی در دستگاه مواجه می شود با چه کسی تماس بگیرد. مستند کردن این رویه در کتابچه راهنمای کارکنان گزینه خوبی است. ارسال اطلاعات تماس تیم مدیریت ناوگان پرینتر سامسونگ خود روی یا نزدیک هر دستگاه نیز موثر است.
تعویض تونر را آسان کنید
همانطور که دستگاه‌های خود را ارتقا می‌دهید، حتماً نرم‌افزاری را اضافه کنید که سطح تونر/جوهر شما را کنترل می‌کند. این به تخمین زمانی که یک کارتریج خالی می شود و زمانی که باید بیشتر سفارش دهید کمک می کند.
عیب یابی به موقع
داشتن روشی برای اینکه چه کسی و چگونه تیم فناوری اطلاعات شما مشکلات پرینتر سامسونگ گزارش شده را عیب یابی کند، ایده خوبی است. اما تعمیر و عیب یابی پرینتر سامسونگ می تواند منابع محدود IT شما را نیز تخلیه کند. یک گزینه جایگزین این است که به تیم فناوری اطلاعات خود اجازه دهید به جای تکیه بر تیم فناوری اطلاعات شما، روی پروژه هایی که به بهترین شکل انجام می دهند تمرکز کنند و از یک ارائه دهنده MPS برای رفع مشکلات پرینتر سامسونگ و انجام تعمیرات پیشگیرانه کمک بگیرند. زمان خرابی پرینتر خود را کاهش دهید و همه خوشحال خواهند شد.
مدیریت چاپ چیست
به طور خلاصه، مدیریت چاپ به معنای زمان کار بیشتر و سردرد کمتر برای سازمان شما است. وقتی مدیریت چاپ خود را به یک ارائه دهنده MPS برون سپاری می کنید، از تخصص آنها برای کمک به سازمان خود برای افزایش بهره وری، افزایش امنیت، صرفه جویی در هزینه و بهبود تمرکز تیم فناوری اطلاعات خود استفاده می کنید.
شاید این مقاله را دوست داشته باشید: نحوه بروزرسانی سیستم عامل پرینتر سامسونگ
