نحوه نوشتن RFP برای خدمات چاپ مدیریت شده

نوشتن RFP برای خدمات چاپ مدیریت شده چگونه انجام می‌شود؟ هر چهار سال یا بیشتر، بسیاری از سازمان‌ها متوجه می‌شوند که زمان تعویض تجهیزات چاپ، کپی یا فکس اداری به دلیل فرسودگی یا فسخ اجاره فرا رسیده است. برای بسیاری، بهترین راه برای مدیریت این نیاز، انتشار درخواست پیشنهاد (RFP) و رقابت ارائه دهندگان خدمات چاپ مدیریت شده برای ارائه بهترین پیشنهاد ممکن برای سخت افزار اداری جدید است.

بسیاری از سازمان های دولتی طبق قانون ملزم به انتشار RFP برای همه قراردادها هستند. شرکت‌های دیگر دریافته‌اند که قرارداد بستن به مناقصه می‌تواند پس‌اندازهای زیادی را برگرداند، زیرا فروشندگان برای ارائه جذاب‌ترین پیشنهاد رقابت می‌کنند. در واقع، بسیاری آموخته اند که اگر از استراتژی جایگزینی ساده به استراتژی چاپ مدیریت شده تغییر کنند، می توانند هزینه کل چاپ را حدود 10 تا 30 درصد کاهش دهند.

مزایای RFP در نوشتن RFP برای خدمات چاپ مدیریت شده

نکته مثبت یک RFP این است که می توانید ده ها شرکت برای کسب و کار شما رقابت کنند. نکته منفی این است که پاسخ‌ها به RFP شما می‌تواند مبهم یا گیج‌کننده باشد و تشخیص اینکه آیا بهترین معامله را دریافت می‌کنید دشوار است. صرف قرارداد برای مناقصه، تضمین نمی کند که پاسخی را که سازمان شما نیاز دارد دریافت کنید. هنگام انتشار RFP برای خدمات چاپ، چه چیزی باید بپرسید؟ چه چیزی در MPS مهم است؟ در چه بخشی از RFP باید زمان و تلاش خود را صرف کنید؟ در اینجا چند درس مهم است که در طول سال ها آموخته ایم.

هزینه آن چقدر خواهد بود

ما آن را دریافت می کنیم. هیچ کس دوست ندارد در مورد پول صحبت کند. با این حال، هنگام انتخاب نحوه پرداخت هزینه ناوگان پرینتر سامسونگ خود، نحوه پرداخت هزینه خدمات اهمیت زیادی دارد. رایج ترین آنها مدل های هزینه به ازای نمایش (CPI) یا هزینه به ازای کلیک (CPC) هستند که بر اساس حجم چاپی است که انتظار دارید داشته باشید.

با هزینه به ازای هر نمایش، کاربران برای تعداد پایه‌ای از نمایش‌ها پرداخت می‌کنند، و با CPP، هزینه‌هایی برای هر صفحه که چاپ می‌شود اعمال می‌شود و فروشنده چاپ تجهیزات را نصب می‌کند، تعمیرات را ارائه می‌دهد، منابع را مدیریت می‌کند و تعمیر و نگهداری را انجام می‌دهد. هزینه به ازای هر مدل چاپ، قیمت تعیین شده ای را برای تعداد پایه چاپ دریافت می کند، اما بسته به حجم چاپ هایی که سازمان شما تولید می کند، می تواند در هزینه ها صرفه جویی کند.

همچنین باید در نظر بگیرید که آیا اجاره کردن، مالکیت یا اجاره تجهیزات به نفع شماست. بسیاری از کسب و کارها صاحب پرینتر سامسونگهای خود هستند، اما متوجه می شوند که تا زمانی که هزینه دستگاه به طور کامل پرداخت نشده باشد، هیچ انعطافی برای ارتقاء تجهیزات خود ندارند. و هنگامی که هزاران دلار برای خرید دستگاه کپی خرج کردند، بسیاری از کسب و کارها تمایلی به رها کردن آن ندارند.

یک قرارداد اجاره این امکان را فراهم می کند که قرارداد خود را مجدداً مذاکره کنید یا به سرعت با فناوری جدید سازگار شوید. مدت اجاره معمولا بین سه تا پنج سال است. این دوره زمانی محدود به این معنی است که احتمالاً تجهیزات دستگاه کپی خود را در پایان مدت تماس خود ارتقا خواهید داد. قبل از ارائه RFP پرینتر سامسونگ خود برای مناقصه، ما مشتریان را تشویق می کنیم که حجم چاپی که کارکنان خود در هر سال مشاهده می کنند را در نظر بگیرند. از مناقصه گران احتمالی بخواهید که چندین قرارداد را بر اساس مدل های قیمت گذاری مختلف ارائه دهند. می توانید ببینید که آیا یکی از آنها بر اساس استفاده واقعی شما منطقی تر است یا خیر.

پیشنهاد می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه پرینترهای هوشمند سامسونگ و نحوه کار با آن‌ها مقاله « نحوه مدیریت یک سیستم چاپی در چندین مکان» را حتماً مطالعه کنید.

آیا باید شامل تونر باشد

ردیابی پرینترها و منابع می تواند نیروی زیادی را از مردم بگیرد که در غیر این صورت می تواند برای تمرکز بر تجارت اصلی استفاده شود. یک ارائه‌دهنده MPS می‌تواند سطوح تونر را کنترل کند، خرید و تعویض را در زمان مناسب انجام دهد. پرینتر سامسونگها، دستگاه‌های کپی و دستگاه‌های مرتبط را نیز می‌توان از راه دور مدیریت کرد تا اطمینان حاصل شود که درست کار می‌کنند و به موقع تعمیر می‌شوند. در نظر بگیرید که آیا هزینه های تونر و عرضه برای کسب و کار شما هزینه دارد یا خیر و آیا درخواست MPS را داشته باشید که مواد را با نرخ تعیین شده تحویل دهد. یک سرویس Just-in-Time این امکان را به شما می دهد تا فضای ذخیره سازی عرضه را در دفتر شما حذف کنید.

آیا آنها می توانند آن را ایمن کنند

امنیت اسناد به ویژه در زمینه هایی مانند مراقبت های بهداشتی، که در آن قوانین سختگیرانه حفظ حریم خصوصی، انتشار اطلاعات بیمار را محدود می کند، مهم است. یک سیستم چاپ مدیریت شده خوب نرم افزاری را ارائه می دهد که اسناد مهم را ایمن نگه می دارد. این شامل قابلیت پاک کردن اسناد از حافظه پرینتر سامسونگ در صورت لزوم می شود.

آیا پرینتر MPS ایمن است

از مناقصه‌گران بپرسید که آیا به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری و خدمات امنیتی را ارائه می‌دهند. آیا آنها نظارت از راه دور برای اطمینان از به روز رسانی نرم افزار و امنیتی دارند؟ همچنین باید زبانی را وارد کنید که تضمین کند پیشنهاد دهندگان در پایان دوره، هارد دیسک‌ها را از پرینتر سامسونگها و دستگاه‌های چند منظوره حذف می‌کنند و هرگونه اطلاعاتی را که ممکن است روی آنها باقی مانده باشد، از بین می‌برد. یک فروشنده همچنین باید بتواند گواهی تخریب ارائه دهد که گواهی کند هر گونه اطلاعات ذخیره شده در پرینتر سامسونگهای شما پاک و/یا از بین رفته است.

از فروشنده خود بپرسید که برای پیاده سازی ویژگی های امنیتی و Swipe-to-Release که ناوگان شما را کارآمدتر و ایمن تر می کند، چه هزینه ای دارد. افزودن کارت‌خوان‌های مجاورتی یا کدهای امنیتی ممکن است هنگام راه‌اندازی هزینه بیشتری داشته باشد، اما در درازمدت می‌تواند ضایعات را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و حذف اطلاعات محرمانه از پرینتر سامسونگ بدون مجوز را بسیار دشوارتر کند.

آیا آنها می توانند بهتر عمل کنند

یک RFP باید فقط آغاز یک رابطه طولانی مدت با ارائه دهنده چاپ مدیریت شده شما باشد. بسیاری از فروشندگان کوچک تجهیزات را نصب می کنند و تنها زمانی که برای تعمیر و نگهداری فراخوانده می شوند، برمی گردند. ما معتقدیم که یک طرح خدمات MPS باید با ارزیابی شروع شود که:

• تمام تجهیزات اداری مانند دستگاه های کپی، پرینتر سامسونگ و اسکنر را شناسایی می کند
• مکان هایی را که همه تجهیزات اداری در آن قرار دارند طبقه بندی می کند
• حجم و نوع کار تولید شده یا تولید شده توسط کسب و کار را می آموزد
• نرم افزار فعلی مورد استفاده را تشخیص می دهد
• کار، تعمیر و نگهداری، منابع و هزینه های تمام عملیات چاپ داخلی را ارزیابی می کند

مزایای استفاده از پرینتر MPS

پس از آن ارزیابی اولیه، یک ارائه دهنده MPS باید نظارت و نگهداری مستمر را وعده دهد. از فروشنده بپرسید که آیا آنها می توانند قول دهند که به طور منظم برای ارائه به روز رسانی ها، ارزیابی ها و برنامه هایی برای بهبود مستمر ناوگان شما ملاقات کنند. همچنین بپرسید از چه نرم افزاری برای نظارت و گزارش استفاده خواهند کرد. نرم‌افزاری که برای مدیریت سخت‌افزار شما استفاده می‌شود باید بتواند میزان استفاده را ردیابی کند و گزارش‌های دقیقی را ارائه دهد که به شما امکان می‌دهد استفاده از ماشین‌های چاپ خود را به حداکثر برسانید. آیا ارائه‌دهنده شما می‌تواند صورت‌حساب دقیقی را ارائه دهد که توسط بخش‌ها یا حتی کاربران قابل تجزیه و تحلیل باشد؟

قیمت‌گذاری، امنیت، منابع و گزارش‌دهی چند مورد از مهم‌ترین ملاحظات در هنگام ارتقای ناوگان پرینتر سامسونگ شما هستند. خواه به RFP می روید یا صرفاً به فکر خرید پرینتر سامسونگ جدید هستید، اگر در مورد هر نوع پرینتر سامسونگ، MFP یا خدمات چاپ مدیریت شده سؤالی دارید، همین امروز با ما صحبت کنید.