معرفی 8 راه کاهش هزینه های چاپ
8 راه کاهش هزینه های چاپ / هر محیط اداری در این کشور مایل به کاهش ضایعات کاغذ و کنترل هزینه های چاپ است. هزینه های انباشته سرسام آور است: یک مطالعه نشان می دهد که یک کارمند اداری به طور متوسط هر سال از 10000 برگ کاغذ کپی استفاده می کند که تقریباً نیمی از آن کاغذ به سطل زباله ختم می شود. استفاده از این همه کاغذ نه تنها هدر دهنده نیست، بلکه گران است! آیا نمی‌دانید چگونه می‌توانید کل سازمان خود را برای کاهش هزینه‌های چاپ و ضایعات کاغذ ترغیب کنید – و چه مراحلی را شامل می‌شود؟ قبل از چاپ فکر کنید و از این نکات ساده و آسان برای اجرا از کارشناسان چاپ مدیریت شده ما استفاده کنید:
کاهش چاپ
ساده به نظر می رسد، اما چاپ همه صفحات ضروری نیست. کاهش ضایعات کاغذ در محل کار ممکن است نیاز به تغییر ذهن در نحوه ارائه اطلاعات داشته باشد. به کارمندان، شفاهی و با علائم دوستانه که در نزدیکی هر دستگاه چاپ گذاشته شده است، یادآوری کنید. اخیراً این علامت ساده را در محل کار مشتری دیدیم: “از خود بپرسید: واقعاً به چند نسخه نیاز دارم؟”
اغلب اوقات برای مواردی مانند جلسات و ارائه ها کپی می شود، در حالی که شرکت کنندگان واقعاً ترجیح می دهند اسناد را به صورت آنلاین مشاهده کنند یا چندین تصویر کوچک پاورپوینت در هر صفحه داشته باشند. اسناد آنلاین نیز می توانند قابل ویرایش باشند، بنابراین افراد می توانند آنها را در حین و بعد از جلسه مشاهده کنند و یادداشت ها یا مراحل بعدی را اضافه کنند. و وقتی نوبت به لیست های توزیع می رسد، لیست خود را به طور مرتب بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه هنوز نیاز به دریافت اطلاعات در حال چاپ دارند.
نسخه های دو طرفه را چاپ کنید
چاپ دورو (چاپ در هر دو طرف) را در نظر بگیرید تا مصرف کاغذ خود را تقریباً به نصف برسانید. یک مطالعه داخلی توسط سیتی گروپ نشان داد که اگر هر یک از کارمندان آن از کپی دو طرفه برای صرفه جویی در هر هفته فقط یک ورق کاغذ استفاده کنند، پس انداز زیادی در سال خواهد بود!
حسابرسی استفاده فردی
فن‌آوری‌های پرینتر سامسونگ چند منظوره امروزی می‌توانند تعداد کپی‌هایی را که هر یک از کارکنان هر ماه تولید می‌کنند اندازه‌گیری کنند. بیشتر آنها از اینکه متوجه می شوند واقعاً چقدر کاغذ دارند شگفت زده می شوند و با این دانش، احتمال بیشتری دارد که تعداد چاپ را خود تنظیم کنند. خود تنظیمی ممکن است بهترین راه برای نجات یک درخت یا کل جنگل باشد!
همچنین تعداد پرینتر سامسونگهای شخصی و پرینترهای رومیزی را به حداقل برسانید – بسیاری از پرینتر سامسونگهای رومیزی بسیار ناکارآمد هستند، از کارتریج‌های جوهر گران قیمت استفاده می‌کنند و حتی دارای رتبه‌بندی ENERGY STAR® نیستند. یکپارچه سازی ناوگان پرینتر سامسونگ یکی از ساده ترین راه ها برای صرفه جویی در هزینه است.
در حالت پیش نویس چاپ کنید
در حالی که هزینه کاغذ می تواند افزایش یابد، تونر یا جوهر پرینتر سامسونگ بسیار گران است. حالت پیش نویس معمولاً کفایت می کند مگر اینکه سند شما به جزئیات بسیار زیاد و بالاترین کیفیت نیاز داشته باشد، مثلاً برای ارائه مشتری یا بروشور. چاپ در حالت پیش نویس وضوح سند را کاهش می دهد و به نوبه خود میزان جوهر مصرفی را در عین خوانا بودن کاهش می دهد. می توانید این تنظیم را در منوی پرینتر سامسونگ خود تغییر دهید.
تنظیمات پیش فرض را تنظیم کنید
با توجه به این نکته، فرض نکنید که کارمندان فراموش می کنند که تنظیمات پرینتر سامسونگ را برای هر کار چاپی به صورت دستی تغییر دهند. در اینجا چند استاندارد به راحتی پذیرفته شده است که می تواند به صورت پیش فرض در نظر گرفته شود تا به کاهش هزینه های چاپ کمک کند:
- تنظیمات کامپیوتر و دستگاه کپی را طوری تنظیم کنید که به صورت خودکار دو طرفه و سیاه و سفید چاپ شود — چاپ رنگی هر بار گران است. تنظیمات را در کادر گفتگوی چاپ کامپیوتر پیدا خواهید کرد
- اسناد Word را طوری تنظیم کنید که حاشیه های باریک تری داشته باشند. این بدان معناست که کاغذ بیشتری مورد استفاده قرار خواهد گرفت، با اثر تجمعی که در طول زمان به صفحات کمتری نیاز است
- اندازه فونت نوع خود را به 10 کاهش دهید و شروع به استفاده از کاغذ کمتری خواهید کرد
- برخی از فونت‌ها در واقع از جوهر کمتری نسبت به سایرین استفاده می‌کنند (اگرچه تاثیر آن بدون شک کم است). به عنوان مثال، Arial از جوهر کمتری نسبت به فونت های سریف مانند Times New Roman یا Garamond استفاده می کند
هر زمان که ممکن است دیجیتال شوید
در ایالات متحده، شرکت‌ها سالانه میلیاردها دلار برای فرم‌های چاپی هزینه می‌کنند که بیشتر آنها ظرف چند ماه قدیمی می‌شوند. نه تنها این، بلکه کارمند معمولی زمان زیادی را صرف جستجوی اسناد چاپی در کمین بایگانی می کند. تمام آن بهره وری و زمان کارمند از دست رفته اضافه می شود و برای شرکت ها هزینه دارد.
هنگامی که فرم های الکترونیکی از طریق یک سیستم مدیریت اسناد به صورت آنلاین سازماندهی شده و قابل دسترسی هستند، فرم های پرکاربرد را می توان به سرعت و به راحتی بدون چاپ پر و توزیع کرد و در زمان و هزینه با ارزش در فرآیند صرفه جویی می شود. حفظ دارایی های دیجیتال چقدر مهم است؟ تخمین زده می‌شود که ۷۰ درصد از کسب‌وکارهایی که به سوابق کاغذی متکی هستند، اگر همه آنها در آتش سوزی یا سیل از بین بروند، ممکن است ظرف سه هفته با شکست مواجه شوند.
بازیافت برای کاهش ضایعات کاغذ
یکی از بهترین راه ها برای کاهش اثرات ضایعات کاغذ بازیافت است. علاوه بر در دسترس قرار دادن سطل های زباله جداگانه برای کاغذ و سایر مواد قابل بازیافت، کارکنان را تشویق کنید که از دور انداختن کاغذهایی که فقط در یک طرف چاپ شده است خودداری کنند.
پیشنهاد کنید معلمان مدرسه (که اغلب برای وسایل خود پول می پردازند) معمولاً چه می کنند: از طرف مقابل برای یادداشت برداری، تهیه فهرست یا یادداشت یادآوری استفاده کنید. کاغذهای دور ریخته شده جزء اصلی بسیاری از مکان های دفن زباله است و سالانه بیش از 10 میلیون تن زباله جامد شهری را تشکیل می دهد. هر کاری که بتوانیم برای به حداقل رساندن آنچه در محل های دفن زباله می گذاریم انجام دهیم به نفع همه ماست.
با حرفه ای ها شریک شوید
علاوه بر کاهش ضایعات کاغذ، یک سرویس چاپ مدیریت شده می تواند به شما کمک کند هزینه های اضافی محیط چاپ را که ممکن است حتی فکرش را هم نمی کردید، کشف کنید. وقتی با یک متخصص در فناوری اداری، مانند شرکت گوردون فلش شریک می شوید، تیمی در کنار شماست که هر روز به کارایی و بهره وری کسب و کار شما فکر می کند. یکی از راه‌هایی که ما به سازمان‌هایی مانند شما کمک می‌کنیم تا ضایعات کاغذ و هزینه‌های مربوط به پرینتر سامسونگ را کاهش دهند، این است که به طور فعال تعمیر و نگهداری پرینترها و دستگاه‌های کپی را انجام دهیم تا همیشه به درستی کار کنند.
راه دیگر این است که فرآیندها و تجهیزات خود را ارزیابی کنید، سپس یک طرح هوشمند ایجاد کنید که بیشترین بهره را از هر پرینتر سامسونگ می برد (و آنهایی را که لازم نیستند حذف می کند) و عملکردی را توصیه می کند که به شما امکان می دهد کاغذ و تونر خود را نظارت، اندازه گیری و به حداقل برسانید. استفاده با دسترسی به منبع رایگان ما در زیر، راهنمای مبتدی برای خدمات چاپ مدیریت شده، نحوه عملکرد خدمات چاپ مدیریت شده و مزایای فراوان آن را بررسی کنید.
مطلب پیشنهادی: نحوه اتصال پرینتر سامسونگ بی سیم در ویندوز 10
