سرویس چاپ مدیریت شده پرینتر چیست و چگونه باید فعال شود؟ سرویس چاپ مدیریت شده (MPS) کارآمدترین و مقرون به صرفه ترین راه برای مدیریت و نگهداری ناوگان پرینتر سامسونگ و دستگاه کپی است. هنگامی که برنامه MPS به درستی انجام شود، دستگاه های کپی و پرینتر سامسونگها را به خوبی اجرا می کند که ممکن است فراموش کنید که حتی وجود دارند.
اگر پرینتر سامسونگ شما قدیمی می شوند یا باعث کاهش سرعت می شوند، ممکن است زمان آن رسیده که یک استراتژی چاپ مدیریت شده را در نظر بگیرید. چگونه می دانید که آیا برنامه MPS برای کسب و کار شما مناسب است؟ این کار با شناسایی هفت نشانه خیره کننده شروع می شود که شما به استراتژی اجرای خدمات چاپ مدیریت شده نیاز دارید.
پرینتر سامسونگ شما ایمن نیستند
ارائه دهندگان خدمات چاپ مدیریت شده بهبودهایی را برای امنیت کسب و کار شما، هم از نظر دستگاه ها و هم از نظر اسناد ارائه می دهند. مدیریت مناسب چاپ به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که شرکت شما در مورد قوانین و الزامات مرتبط به روز است، بنابراین دیگر لازم نیست نگران رعایت آن باشید زیرا به امنیت داده های پرینتر سامسونگتان مربوط می شود.
هنگامی که به درستی انجام شود، یک راه حل خدمات چاپ مدیریت شده همچنین احراز هویت دستگاه و رمزگذاری اسناد را ارائه می دهد که از دسترسی غیرمجاز به اسناد و شبکه ها جلوگیری می کند. فناوری Swipe-to-print، انتشار مجاز سند و موارد دیگر کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات محرمانه در دستان اشتباه قرار نمی گیرد – چه از یک تهدید سایبری و چه در داخل، زمانی که شخصی سندی را از پرینتر سامسونگ بازیابی می کند که فقط برای چشمان شخص دیگری در نظر گرفته شده است. . نظارت از راه دور و به‌روزرسانی‌های سفت‌افزار به امنیت محیط چاپ شما کمک می‌کنند.
وقتی به آنها نیاز دارید، وسایل موجود نیستند
یکی از مزایای آشکار خدمات چاپ مدیریت شده، صرفه جویی در هزینه در منابعی مانند تونر است. یک ارائه دهنده خدمات چاپ مدیریت شده خوب حجم چاپ شما را بررسی می کند و یک تجزیه و تحلیل کامل هزینه ارائه می دهد که نشان می دهد شرکت در کجا می تواند در هزینه های چاپ صرفه جویی کند. یک ارائه‌دهنده MPS عالی می‌تواند راه‌حل‌های اتوماسیون مانند تحویل به موقع تونر و مواد را ارائه دهد تا شرکت‌ها مجبور نباشند پول و فضای ذخیره‌سازی منابع چاپ را هدر دهند.
به عنوان مثال، Sauk Prairie Healthcare یک بیمارستان و سه عمل جراحی تخصصی در Prairie du Sac، ویسکانسین و همچنین چهار کلینیک مراقبت های اولیه در جوامع اطراف را اداره می کند. تحلیلگران شرکت گوردون فلش (GFC) به حذف ماشین های غیر ضروری و استانداردسازی مدل های انتخابی دستگاه های کپی و پرینتر سامسونگ کمک کردند.
علاوه بر این، این سازمان سیستم تحویل به‌موقع GFC را اتخاذ کرد که به آنها اجازه می‌داد تا منابع ذخیره شده را حذف کنند و تونر را همانطور که ماشین‌ها به آن نیاز دارند دریافت کنند. در واقع، این شرکت توانست یک توده 4 فوتی از تونر و لوازم قدیمی را که سال ها در دفتر اصلی گرد و غبار جمع می کرد، خالی کند.
شما پرینترهای زیادی دارید
یک استراتژی مدیریت چاپ باید موجودی داشته باشد و ناوگان پرینتر سامسونگ فعلی شما را تجزیه و تحلیل کند. اگر این تجزیه و تحلیل به درستی انجام شود، احتمالاً منجر به کاهش ناوگان و استفاده کارآمدتر از ماشین های موجود شما می شود.
برای مثال، Velocity Urgent Care قبل از دسترسی به GFC، 30 دستگاه چاپ برای 8 مکان داشت. امروزه این شرکت تعداد مکان های خود را دوبرابر کرده و به 16 دستگاه با مجموع بیش از 40 دستگاه رسیده است. آنها با استانداردسازی با ماشین های جدید و قدرتمندتر توانستند کارهای بیشتری را با تجهیزات کمتر انجام دهند. پرینتر سامسونگ چندکاره جدید حتی ویژگی‌های استانداردی مانند سینی‌های قفل‌شونده را برای محافظت از اطلاعات محرمانه بیمار و مطابقت با قوانین HIPAA ارائه می‌کنند.
صورتحساب شما خیلی پیچیده است
به محض اجرای مدیریت چاپ، روزهای پرهزینه تعمیر و تعویض پرینتر سامسونگ به پایان می رسد. MPS امکان ردیابی هزینه‌های سخت‌افزار و قابل پیش‌بینی کردن آنها را فراهم می‌کند، به طوری که صورت‌حساب‌های سخت‌افزاری و تعمیرات غیرمنتظره به گذشته تبدیل می‌شود. و به جای خرید سخت افزار، می توانید آن را اجاره کنید. به این ترتیب، می‌دانید که هر ماه چقدر هزینه می‌کنید، که اجازه می‌دهد یک بودجه ثابت، ساده و پرداخت‌های ثابت داشته باشید.
چگونه می‌توان امنیت پرینتر سامسونگ را افزایش داد؟ برای پاسخ به این سوال پیشنهاد می‌کنیم مقاله « 7 روش امنیت پرینتر شبکه سامسونگ » را کامل مطالعه کنید.
شما فاقد تحلیل، داده و استراتژی در زمان واقعی هستید
یکی از جالب ترین چیزها در مورد فرآیند اجرای چاپ مدیریت شده، توانایی انجام تجزیه و تحلیل بلادرنگ است. گزارش‌های داده‌های منظم به شما امکان می‌دهد گردش کار را تغییر دهید، نیازهای سخت‌افزاری را دوباره تنظیم کنید و اطمینان حاصل کنید که تیم شما از منابع به‌طور مؤثر استفاده می‌کند.
دانشگاه کاردینال استریچ را در نظر بگیرید که بیش از 300 پرینتر سامسونگ و دستگاه کپی داشت اما کنترل بسیار کمی بر نحوه استفاده از آنها داشت. شرکت گوردون فلش استقرار مرحله‌ای را آغاز کرد تا بیش از 120 پرینتر سامسونگ چند کاره و 200 پرینتر سامسونگ رومیزی را به 57 پرینتر سامسونگ چندکاره و 40 پرینتر سامسونگ تک کاره تبدیل کند.
به همان اندازه مهم، GFC کنترل های جدیدی را برای کمک به کاهش هزینه های چاپ در محل قرار داد. این مدرسه قبلاً از نرم‌افزار PaperCut برای بهینه‌سازی چاپ و مدیریت ناوگان چاپ خود استفاده می‌کرد، اما نتوانسته بود از ویژگی‌های پیشرفته مدیریت اسناد استفاده کند یا حتی کاربران مک را نیز شامل شود. این مشکلات حل شده است و به لطف تحویل به موقع GFC، دانشگاه 20٪ کمتر از تونر و منابع استفاده می کند.
بخش فناوری اطلاعات شما زمان زیادی را صرف پرینتر سامسونگ ها می کند
بخش فناوری اطلاعات شما احتمالاً بیش از حد کار می کند و به طور مداوم به جهات مختلف کشیده می شود. با اجرای یک استراتژی چاپ مدیریت شده، بخش فناوری اطلاعات شما می تواند به تمرکز بر کارهای روزمره خود بازگردد و برای کارمندان شما در دسترس و قابل دسترس تر شود. بخش‌های فناوری اطلاعات واقعاً نمی‌توانند مشکلات چاپ یا خرابی تجهیزات را عیب‌یابی کنند. آنها پروژه ها و مسائل مبرم تری دارند که باید روی آنها تمرکز کنند.
ماشین های شما از کار افتادگی مکرر را تجربه می کنند
MPS وقتی درست کار می کند، اطمینان حاصل می کند که پرینتر سامسونگها و دستگاه های چند منظوره شما تقریباً نامرئی هستند. به این دلیل که مشکلات تغذیه کاغذ، کمبود جوهر و تونر، مشکلات راننده و خرابی نادر هستند و در صورت بروز به سرعت برطرف می شوند. یک ارائه‌دهنده MPS خوب دستگاه‌ها را از راه دور کنترل می‌کند و تعمیر و نگهداری پیشگیرانه را برای رفع مشکلات در جاده ارائه می‌کند و در عین حال اطمینان می‌دهد که در صورت نیاز لوازم موجود است.
در پایان، بزرگترین نشانه اجرای موفق خدمات چاپ مدیریت شده این است که هیچ کس واقعاً متوجه پرینتر سامسونگها و دستگاه های کپی نمی شود. وقتی درست انجام شود، ماشین‌ها به سرعت سرویس می‌شوند و لوازم قبل از تمام شدن تحویل داده می‌شوند.
